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Heizkostenabrechnung: Die wichtigsten Fragen und Antworten

Einmal im Jahr liegt sie im Briefkasten: die Heizkostenabrechnung. Doch was dort aufgelistet ist, sorgt bei Mieter*innen und Hausbesitzer*innen regelmäßig für Ratlosigkeit. Wir haben für Sie die wichtigsten Infos zur Heizkostenabrechnung zusammengestellt. Neben Tipps zu Kosten, Fristen und häufigen Fehlern erhalten Sie außerdem eine anschauliche Muster-Heizkostenabrechnung.

Heizkostenrechner: Prüfen Sie jetzt Ihre Heizkosten und Ihren Verbrauch

Prüfen Sie mit dem HeizCheck Ihren individuellen Heizenergieverbrauch und vergleichen Sie ihn mit dem ähnlicher Haushalte. Nötig ist dazu Ihre Heizkostenabrechnung.

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Die wichtigsten Fakten auf einen Blick

  • formelle und inhaltliche Vorgaben für Heizkostenabrechnungen durch Heizkostenverordnung
  • nur ein Teil der Heizkosten darf nach Verbrauch abgerechnet werden
  • viele Heizkostenabrechnungen enthalten Fehler
  • Mieter*innen dürfen Unterlagen einsehen und können Widerspruch einlegen

Was ist eine Heizkostenabrechnung?

Die Heizkostenabrechnung zeigt Bewohner*innen einer Mietwohnung, welche Kosten für die Wärmelieferung und die Wassererwärmung entstanden sind und wie hoch ihr zu zahlender Anteil ist. Die Anforderungen an Heizkostenabrechnungen sind in der Heizkostenverordnung festgelegt.

Checkliste: Diese Informationen gehören in Ihre Heizkostenabrechnung

✔ wer die Abrechnung erstellt hat
✔ Abrechnungszeitraum
✔ Brennstoff- und ggf. Lieferkosten
✔ alle Heiznebenkosten
✔ Verteilerschlüssel
✔ tatsächlicher Verbrauch
✔ geleistete Vorauszahlung
✔ zu zahlende bzw. zu erstattende Gesamtkosten

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Heizkostenabrechnung, Betriebskostenabrechnung oder Nebenkostenabrechnung – Unterschiede erklärt

Für Mieter*innen gehören Heizkosten zur sogenannten zweiten Miete – den Betriebs- oder Nebenkosten. Dabei müssen Heizkosten im Gegensatz zu anderen Betriebskosten mindestens zur Hälfte verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Der übrige Anteil der Heizkostenabrechnung erfolgt nach Quadratmetern. Deshalb gibt es neben der Betriebskostenabrechnung meist eine gesonderte Heizkostenabrechnung. Manchmal ist die Heizkostenabrechnung auch Bestandteil der Betriebskostenabrechnung. Wichtig ist, dass sie alle laut Heizkostenverordnung notwendigen Informationen enthält. Nebenkosten sind keine reinen Verbrauchskosten, da Festkostenanteile enthalten sind. Diese Festkostenanteile bilden die Grundkosten der Heizung.

Was sind eigentlich Betriebskosten?

Betriebskosten sind laufende Kosten, die durch die Nutzung des Gebäudes oder Grundstückes anfallen. Das regelt Paragraf 1 der Betriebskostenverordnung. Dazu gehören neben Heiz- und Warmwasserkosten zum Beispiel

  • Abwassergebühr,
  • Grundsteuer,
  • Kosten für Müllabfuhr,
  • Gebäudereinigung,
  • Hausmeister*in und Gartenpflege sowie
  • bestimmte Versicherungen.

Nicht auf die Betriebskostenabrechnung gehören hingegen Kosten für Verwaltung, Reparaturen oder Instandhaltung.

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Und was genau sind Heizkosten?

Was genau zu den Heizkosten zählt, ist ebenfalls in der Heizkostenverordnung festgelegt. In der Regel machen die Heizkosten den größten Anteil der Betriebskosten aus. Zu den Heizkosten gehören wiederum Heiznebenkosten, die beim Betrieb der Heizanlage entstehen. Das sind also quasi die Nebenkosten beziehungsweise Betriebskosten der Heizung.

Zu den Heiznebenkosten gehören:

  • Wartungskosten der Heizanlage (keine Reparatur- oder Instandsetzungskosten)
  • Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage
  • Kosten der Reinigung der Heizanlage und des Heizungskellers
  • Kosten der Abgasmessung
  • Kosten der Verbrauchserfassung
  • Brennstoffkosten und Lieferkosten
  • Kosten des Betriebsstroms

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Wie werden die Heizkosten abgerechnet?

Die Heizkostenverordnung regelt die Abrechnung der Heizkosten. Sie gilt für diese Gebäude:

  • Gebäude mit einer zentralen Heizungsanlage, deren Kosten auf mehrere Mieter*innen oder Eigentümer*innen verteilt werden
  • Gebäude, die mit Fernwärme versorgt werden

Der/die Vermieter*in ist gesetzlich verpflichtet, den Verbrauch zu erfassen und eine mindestens zur Hälfte verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung zu erstellen. Dafür müssen alle Wohnungen oder Heizkörper mit Erfassungssystemen ausgestattet sein, sogenannte Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler. Bei Gebäuden mit zentraler Warmwasserbereitung muss der Warmwasserverbrauch mit Warmwasserzählern gemessen werden. Diese Mess- oder Erfassungsgeräte werden einmal jährlich abgelesen. Die EU-Energieeffizienz-Richtlinie schreibt vor, dass ab Oktober 2020 eine Fernablesung der Geräte umgesetzt werden soll.

Heizkosten sind aber nicht reine Verbrauchskosten – bis zu 50 Prozent der Heizkostenabrechnung können über die Quadratmeterzahl der Wohnung erfolgen. Das sind dann die Grundkosten der Heizung.

Wie werden die Heizkosten auf die Mieter*innen aufgeteilt?

Heizkostenabrechnung, Taschenrechner, Mieter macht Notizen

Es ist gesetzlich geregelt, dass ein Teil der Heizkosten nach dem Verbrauch abgerechnet werden darf. Dieser Anteil liegt zwischen 50 und 70 Prozent, die genaue Höhe wird in der Regel von dem/der Vermieter*in festgelegt. Die restlichen 30 bis 50 Prozent der Kosten werden nach einem festen Maßstab verteilt – meist anhand der Wohnfläche. Eine Stichprobe von co2online und dem Verbraucher-Ratgeber Finanztip zeigte Anfang 2019, dass die Heizungsabrechnung üblicherweise nach der Verteilung 70 zu 30 erfolgt.

Der Grund für die Aufteilung der Heizkosten ist, dass auch Nebenkosten wie beispielsweise die Gebühren für Heizungswartung, Heizkostenverteilung, Betriebsstrom oder für den/die Schornsteinfeger*in anfallen. Außerdem müssen Wärmeverluste oder aber auch die Lage der Wohnungen innerhalb des Gebäudes berücksichtigt werden. Denn diese Faktoren beeinflussen unter anderem den Heizenergieverbrauch.

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Was steht in der Heizkostenabrechnung?

(c) www.co2online.de | Phil Dera

Jede Heizkostenabrechnung beginnt mit der Aufstellung aller Heizkosten und der Nennung des Abrechnungszeitraums. Hier erfahren Sie in der Regel auch direkt, ob Sie nachzahlen müssen oder etwas zurückbekommen.

  • Ein erster Teil umfasst die Kosten für den Brennstoffkauf, also die Ausgaben für Gas, Öl oder Fernwärme und für deren Anlieferung.
  • Neben dem Energieverbrauch enthält die Heizkostenabrechnung auch die sogenannten Heiznebenkosten. Dazu zählen Wartungskosten der Heizung, Gebühren der Heizkostenverteilung und für den/die Schornsteinfeger*in sowie Betriebsstromkosten der Heizungsanlage. Auch die Kosten für die Verbrauchsmessung und für das Erstellen der Abrechnung werden hier gelistet.
  • Abschließend werden der tatsächliche Verbrauch und die Gesamtkosten genannt und mit der ebenfalls aufgeführten Vorauszahlung verrechnet. So bleibt am Ende der zu erstattende beziehungsweise zu zahlende Betrag übrig.

Nicht über die Heizkosten abgerechnet werden dürfen allerdings Reparaturkosten und Kosten für Versicherungen und Finanzierung von Heizanlagen.

Grundsätzlich muss jede Kostenart einzeln aufgezeigt werden, sodass sie sofort erfasst und kontrolliert werden kann. Das gilt zum Beispiel für die Faktoren der Heizkostenverteiler, anhand derer der tatsächliche Wärmeverbrauch berechnet wird. Auch der Verteilerschlüssel, nach dem die verschiedenen Kosten auf die Mietpartei umgelegt werden, muss auf der Heizkostenabrechnung erläutert werden.

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Wann kommt die Heizkostenabrechnung?

Die Heizkostenabrechnung umfasst in der Regel einen Zeitraum von einem Jahr. Dabei muss es sich aber nicht zwingend um ein Kalenderjahr handeln. Die Heizkostenabrechnung muss dann spätestens ein Jahr nach diesem Berechnungszeitraum vorliegen. Läuft der Zeitraum beispielsweise bis zum 31. Dezember 2020, muss die Abrechnung also spätestens am 31. Dezember 2021 im Briefkasten liegen. Kommt sie später, kann der/die Vermieter*in eventuelle Nachzahlungen nicht mehr geltend machen. Rückzahlungen an Mietparteien sind dagegen auch nach dieser Frist noch fällig.

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Wie hoch wird die nächste Heizkostenabrechnung?

Das Wetter, die Energiepreise und das persönliche Heizverhalten – diese drei Faktoren bestimmen wesentlich die Höhe der nächsten Heizkostenabrechnung. Keiner der drei Werte lässt sich exakt vorhersagen, denn sie ändern sich jedes Jahr. Deshalb ist es schwierig, eine genaue Prognose für Ihre nächste Abrechnung zu erstellen.

Die Energie-Expert*innen von co2online schätzen, dass Bewohner*innen einer 70-Quadratmeter-Wohnung in einem 501 bis 1.000 Quadratmeter großen Wohngebäude mit Erdgasheizung 2020 im Schnitt 720 Euro fürs Heizen zahlen werden. In einem Haus mit Heizölheizung werden es voraussichtlich durchschnittlich 700 Euro sein; bei Häusern mit Fernwärmeheizung 870 Euro, bei Wärmepumpenheizungen 765 Euro und bei Holzpelletheizungen 565 Euro. Die Prognose stammt von Oktober 2020.

Entwicklung der Heizkosten für eine 70-m2-Wohnung im Mehrfamilienhaus in Euro
AbrechnungsjahrErdgas Heizöl FernwärmeWärmepumpe*Holzpellets**
Prognose für 2020 720 700 870 765 565
2019 720 855 890 735 590
2018700845860685
2017750750895
2016 810665930
2015835755965
2014825930965

* erstmals im Heizspiegel für Deutschland 2019 (Abrechnungsjahr 2018)

** erstmals im Heizspiegel für Deutschland 2020 (Abrechnungsjahr 2019)

Die Tabelle zeigt, wie sich die durchschnittlichen Heizkosten in den vergangenen Jahren entwickelt haben. Verantwortlich für die Schwankungen sind viele Faktoren, vor allem: die Entwicklung der Energiepreise, das Wetter und die allgemeine Senkung des Heizenergieverbrauchs.

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Warum ist meine Heizkostenabrechnung zu hoch?

Zu hohe Heizkosten entstehen zum Beispiel durch einen unnötig hohen Heizenergieverbrauch. Das ist der Fall, wenn etwa Heizungsanlagen veraltet sind, unwirtschaftlich arbeiten oder Häuser nicht ausreichend wärmegedämmt sind. Häufig sind außerdem die Heiznebenkosten überhöht. Dazu gehören zum Beispiel der Betriebsstrom, die Gebühren für den Messdienstleister oder die Wartung der Heizungsanlage.

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Was sind die häufigsten Fehler bei der Heizkostenabrechnung?

Etwa 18 Millionen Heizkostenabrechnungen werden in Deutschland jedes Jahr verschickt. 37 Prozent sind eindeutig fehlerhaft und 32 Prozent sind mit Klärungsbedarf. Die häufigsten Fehler: Berechnung des Warmwasseranteils, Abrechnung des Brennstoffverbrauchs und unzulässige Heizungsbetriebskosten.

Da das Erstellen der Heizkostenabrechnung sehr komplex ist, schleichen sich immer wieder Fehler ein. Bei einer Stichprobe von co2online und dem Verbraucher-Ratgeber Finanztip Anfang 2019 enthielten vier von fünf Heizkostenabrechnungen Auffälligkeiten oder Mängel. Bereits zuvor hatte eine Untersuchung der Verbraucherzentrale ergeben, dass nur rund ein Drittel der Heizkostenabrechnungen fehlerfrei ist.

Das sind häufige formelle und inhaltliche Fehler in der Heizkostenabrechnung:

  • Die Abrechnung kommt verspätet.
  • Der Abrechnungszeitraum ist nicht korrekt.
  • Die Person oder Institution, die die Abrechnung erstellt hat, ist nicht genannt oder nicht autorisiert.
  • Der Verteilerschlüssel ist falsch oder fehlt ganz.
  • Der Brennstoffverbrauch ist falsch abgerechnet.
  • Der Warmwasseranteil ist falsch berechnet.
  • Die Verbräuche sind zu Unrecht geschätzt.
  • Bei einem Wechsel der Mietparteien sind die Kosten zwischen ein- und ausziehenden Mieter*innen falsch verteilt.
  • Bei der Wohnfläche sind zu viele Quadratmeter angesetzt.
  • Heizkosten für leer stehende Wohnungen wurden auf alle Mietparteien umgelegt.
  • Einzelne Nebenkosten sind auf der Abrechnung in einem Punkt zusammengefasst.
  • Es werden unzulässige Heizungsbetriebskosten berechnet.

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Wer erstellt die Heizkostenabrechnung?

Viele Vermieter*innen erstellen die Heizkostenabrechnung selbst. Besonders bei großen Immobilienbeständen werden jedoch oft externe Firmen beauftragt. Diese Messdienstleister erstellen die Abrechnungen für den/die Vermieter*in und Hausverwaltungen. Die größten Messdienstleister für die Heizkostenabrechnung sind:

  • KALO,
  • Techem,
  • Ista,
  • Brunata und
  • Minol.

Generell ist es für Hausverwaltungen und Vermieter*innen empfehlenswert, die Kosten für das Erstellen der Heizkostenabrechnung regelmäßig zu prüfen und möglichst mehrere Angebote zu vergleichen. Mieter*innen können von ihnen verlangen, zu einem günstigeren Anbieter zu wechseln. Mit dem Heizkostenrechner lassen sich auch die Heiznebenkosten analysieren.

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Welche Ausnahmen gibt es von der Heizkostenverordnung?

Die Heizkostenverordnung regelt die Abrechnung der Heizkosten, wenn sie auf mehrere Mieter*innen oder Wohnungseigentümer*innen verteilt werden müssen. Es gibt allerdings Ausnahmen:

  1. Eigentümer*innen eines Zweifamilienhauses, die selbst im Haus leben und die zweite Wohnung vermieten, müssen sich nicht an die Vorschriften der Heizkostenverordnung halten. Für die Abrechnung der Heizkosten gilt hier, was im Mietvertrag vereinbart ist.
  2. In bestimmten Gebäuden gilt die Heizkostenverordnung nur eingeschränkt, obwohl sie zentral beheizt werden. In diesen Fällen kann die Abrechnung der Heizkosten ohne Zähler beziehungsweise nicht verbrauchsabhängig erfolgen:
  • in Passivhäusern mit einem Energiebedarf von weniger als 15 kWh/qm pro Jahr,
  • in Lehrlings- und Studentenwohnheimen oder vergleichbaren Gebäuden,
  • wenn das Installieren von Verbrauchsmessgeräten unverhältnismäßig teuer wäre,
  • wenn ein Haus vorwiegend durch eine Wärmepumpe, eine Solaranlage, eine Kraft-Wärme-Kopplungs-Anlage oder eine Anlage zur Abwärmenutzung beheizt wird.

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Gibt es für Heizkostenabrechnungen ein Muster?

Unsere Muster-Abrechnung erklärt Ihnen verständlich alle Details Ihrer Heizkostenabrechnung. Sie hilft Ihnen, die Berechnungen besser zu verstehen und die relevanten Positionen zu erkennen. Fahren Sie mit der Maus auf die gekennzeichneten Punkte, dann erhalten Sie Informationen zu den jeweiligen Angaben.

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Muster: Heizkostenabrechnung

Hier zeigen wir Ihnen ein Beispiel für eine Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters KALO (KALORIMETA GmbH). Ihre Abrechnung kann im Detail anders aussehen und anders aufgebaut sein. Fragen zur Abrechnung von Techem, Ista, Brunata, Minol oder von weiteren Messdienstleistern richten Sie am besten direkt an die entsprechenden Unternehmen.

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Interaktive Musterrechnung 2018 Haushaltsnahe Aufwendungen Das Einzelergebnis Berechnung Grundkostenverteilung Berechnung Verbrauchskostenverteilung Kosten für die Wassererwärmung Die Verteilung Die Gesamtkosten der Liegenschaft Allgemeine Kosten Das Einzelergebnis

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